PENGANALISAAN PERANCANGAN FORMULIR-FORMULIR

BAB VIII

PENGANALISAAN PERANCANGAN FORMULIR-FORMULIR

A.     Defenisi Formulir

Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai secarik kertas yang memiliki

ruang untuk diisi. Formulir yang telah diisi disebut dokumen (bukti transaksi). Bukti transaksi inilah yang digunakan sebagai dasar dalam mencatat transaksi bisnis dalam suatu kesatuan usaha.

Sementara itu dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh:Fakturpenjualan.

Keuntungan menggunakan formulir

1. Tidak pernah ketinggalan zaman, karena formulir mudah untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan.
2. Pengendalian terhadap penggunaan formulir dapat dilakukan dengan lebih baik
3. Pengisian formulir jadi lebih cepat
4. Data dapat langsung diolah menjadi informasi

Manfaat formulir

1. Merekam data transaksi bisnis perusahaan
2. Dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi tertentu
3. Dapat mengurangi kesalahan dengan cara menyatakan kejadian dalam bentuk tertulis
4. Suatu cara untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi
5. Sebagai bukti di kemudian hari.

Jenis Formulir

Menurut tujuan penggunaannya:

1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh: surat permintaan  pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang,memo debet dan kredit.
2. Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat.

Menurut bentuknya :

1. Formulir-formulir yang dibukukan/dijilid
2. Formulir-formulir berkarbon
3. Formulir-formulir yang disobek dari bonggolnya
4. Formulir-formulir berangkai
5. Formulir-formulir lipat seperti kertas
6. Uncoated/Cut Carbons
7. Formulir yang tertutup bagian tertentunya
8. Formulir yang belakangnya dilapisi cairan karbon
9. Formulir carbon tak terlapisi
10. Formulir induk untuk penggandaan.

Prinsip Perancangan Formulir

1. Formulir dibuat sederhana, ringkas, tapi lengkap.

2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data

3. Adanya unsur internal check

4. Pemanfaatan tembusan sesuai tujuan

5. Ada nama dan alamat perusahaan

6. Ada nama formulir

7. terdapat Nomor urut (nomor identifikasi)

8. Ukuran formulir

9. Petunjuk pengisian

Dokumen sumber dan Pendukung

1.       Dokumen sumber: dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam melakukan pencatatan transaksi bisnis. Contoh: dokumen sumber: Faktur penjualan,

2.       Dokumen pendukung, merupakan lampiran dokumen sumber sebagai bukti keabsahannya. Contoh: dokumen pendukungnya: order pengiriman, laporan pengiriman barang, surat muat.

B. Perancangan Formulir

Perancangan formulir merupakan suatu bagian pokok dari kebanyakan sistem-sistem . sebab perancangan formulir adalah suatu refleksi dari perancangan sistem. Maka dari itu formulir-formulir harus dirancang secara sesempurna mungkin agar fungsi-fungsi yang bersangkutan dengannya tidak akan terganggu/terhambat.

Dalam organisasi perancangan formulir yang baik dilaksanakan dengan memadukan formulir-formulir tersebut, akan tetapi perlu diperhatikan formulir yang dapat dihilangkan hanya dengan mempergunakan lembaran ekstra, sehingga menghemat keseluruhan biaya tata usaha untuk mengisi formulir dan juga mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan dalam penyalinan.

Dalam merencanakan sebuah formulir pun menyediakan ruang secara vertikal dan horizontal yang cukup untuk menuliskan keterangan-keterangan  yang sebanyak-banyaknya, Kemudian judul-judul masalah dan instruksi-instruksi pada formulir-formulir ditulis secara singkat dan jelas. Pada proses penyimpanan pun sebaiknya menggunakan simbol-simbol untuk penjenisan formulir sehingga berkas penyimpanan nampak dari luar.

Tepi-tepi formulir yang digunakan sekitar 3/16 inci atau lebih. Ukuran, berat dan jenis kertas juga tak lupa disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Dan untuk semua hal itu, dibenahi sepenuhnya oleh staff administrasi organisasi ini sendiri.

C. Penyusunan Data

Seluruh data atau keterangan-keterangan  yang telah diterima dari formulir-formulir yang ada disusun mengikuti urut-urutan yang se-logis mungkin. Tujuan organisasi ini menerapkan adalah untuk memudahkan pembacaan, memudahkan untuk memahami,  dan menambah kefaedahan  formulir-formulir tersebut sekaligus menyingkat waktu pada saat pengisiannya. Di organisasi ini prinsip-prinsip gerak yang kemudian diterapkan dalam menyusun data, terutama untuk menghemat tempat atau ruang dalam formulir, mengurangi gerak tangan dan gerak pisik dalam mengisi/menyusun formulir tersebut.

Keterangan-keterangan pada formulir diurutkan dalam rangkaian yang sama sebagaimana nampak pada formulir-formulir dari mana dan untuk mana keterangan-keterangan itu dikutip.sehingga menyederhanakan pekerjaan penyalinan dalam organisasi ini.   Kesalahan dalam tata usaha itu kemungkinan sering terjadi pada saat penyusunan data, dan untuk memperkecil hal tersebut maka formulir perlu diatur dengan memperhitungkan jumlah yang formulir yang diterima sebelumnya dan penerimaan formulir yang sekarang dengan mempergunakan angka-angka secara tepat. Di organisasi ini  perhitungan tersebut mempergunakan bantuan mesin hitung sehingga kuantitas penerimaan dan penyusunan formulir  lebih akurat.

D. Pengontrolan Formulir

Fungsi kontrol meliputi aktivitas-aktivitas yang dimaksudkan untuk memaksa peristiwa-peristiwa dalam organisasi terjadi sesuai rancana-rencana. (Koontz dan  O’Donnel). Dalam melakukan pengontrolan terhadap file/formulir  organisasi ini lazimnya melakukan beberapa langkah yakni; penentuan standard atau ukuran baku yang akan dijadikan patokan, pengukuran/penilaian terhadap kegiatan-kegiatan  yang nyata dan membandingkan antara pelaksanaan dengan patokan yang telah ditentukan dan diakhiri dengan perbaikan terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi ketika sebelumnya mengatur formulir-formulir yang masuk dan keluar.

BAB IX

PENGANALISAAN PENGGUNAAN MESIN

Salah satu ciri yang terpenting dari perusahaan industri modern ialah besarnya penghematan dalam menghasilkan barang dan jasa yang telah dicapai melalui penghematan kerja mesin-mesin dan alat perlengkapan. Untuk mengadministrasikan organisasi perusahaan yang setepat-tepatnya, pimpinan puncak memerlukan lebih banyak keterangan-keterangan tentang statistik dan pengawasan.

Dengan meningkatnya pengkhususan fungsi-fungsi dalam perusahaan-perusahaan, meningkat pula pentingnya biaya-biaya pelayanan dan pengkoordinasian kegiatan-kegiatan perusahaan yang dilaksanakan dalam kantor. Maka, dalam rangka penghematan, makin lama perhatian  dicurahkan pada perancangan dan pengembangan penghematan kerja alat perlengkapan kantor dan penggunaan alat perlengkapan tersebut dapat setepat-tepatnya. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh dari penggunaan alat perlengkapan yaitu: (1) Kerja tata usaha dapat dikurangi; (2) Pekerjaan penyalinan oleh mesin lebih jelas dibaca, lebih rapi dan lebih tepat; (3) Penyederhanaan dan standardisasi pekerjaan yang lazimnya dapat dilaksanakan secara ekonomis oleh mesin, akan memungkinkan memepekerjakan tenaga-tenaga yang kurang ahli dan dengan bantuan pekerjaan kantor yang lebih murah; (4) Laporan-laporan dan keterangan statistic bagi pengontrolan dan pengkoordinasian tujuan-tujuan selalu dapat disajikan lebih sering, lebih hangat (baru) dan dengan biaya yang lebih rendah sebagai hasil penggunaan mesin-mesin kantor; (5) Pemilihan alat perlegkapan yang setepat-tepatnya dapat menghemat ruangan dan juga memungkinkan perbaikan tata ruang.

A.     Sinkronisasi pegawai dan perlengkapannya.

Untuk menggunakan perlengkapan kantor dan pegawai dengan efektivitas maksimal, diperlukan keseimbangan waktu kerja antara perlengkapan dan pegawai. Apabila pegawai harus menunggu mesin, maka sebagian waktu dan kerjanya akan hilang dan apabila mesin sebagian waktunya menganggur, sewa dan penyusutannya akan bertambah.

Apabila tidak dapat dicapai sinkronisasi yang sempurna, maka perlu adanya kompromi agar tercapai penggunaan tenaga pegawai atau perlengkapannya secara maksimal. Jika biaya tenaga pegawai perjamnya lebih besar daripada biaya mesin perjam, maka kompromi harus diarahkan pada penggunaan tenaga yang maksimal. Sebaliknya, jika biaya mesin besar dibandingkan dengan biaya tenaga, penggunaan mesin yang maksimal akan merupakan tujuan yang lebih penting.

B.     Penerapan prinsip-prinsip penghematan gerak

Di dalam merancang dan membuat perlengkapan kantor untuk tugas-tugas kantor yang khusus dan umum, prinsip-prinsip penghematan gerak harus diterapkan yang diantaranya yaitu tangan-tangan harus dibebaskan dari semua pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh bagian-bagian badan yang lain, maka mesin-mesin harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat digerakkan oleh kaki atau dengan alat-alat yang lain tanpa menggunakan tangan. Dan berbagai kemapuan dari macam-macam anggota badan manusia harus depertimbangkan, seperti sebuah tatanan mata huruf mesin yang dirancang dengan baik tentu akan memperhatikan berbagai kemampuan jari-jari tiap tangan. Hal ini dilakuakn dengan:

1. Menentukan kekuatan dan kemampuan relative rata-rata tiap jari tangan kanan dan tangan kiri.
2. Menentukan frekuensi dan urutan penggunaan macam-macam huruf abjad, angka, tanda baca, huruf besar dan sebagainya dalam keadaan yang normal.
3. Mengatur dan menyusun letak huruf, tanda-tanda, angka-angka dan sebagainya, pada tatanan mata huruf mesin tulis sedemikian rupa sehingga (a) frekuensi pengetikan pada mata huruf tanda-tanda, nomor-nomor dan sebagainya sesuai dengan kekuatan relative daripada jari-jari; (b) rangkaian pengetikan mata huruf-huruf dan sebagainya memungkinkan pola-pola gerak yang sederhana dan seimbang.

Keuntungan –keuntungan yang diperoleh dari tatanan mata huruf mesin tulis yang dirancang secara ilmiah yaitu; Tatanan mata huruf mesin tulis ini menyederhanakan ketukan jari, memperbaiki imbangan tiap tangan dan membantu dalam hal mengiramakan dan penentuan waktu gerak; Keletihan dapat berkurang oleh karena lebih banyak pekerjaan dapat diselesaikan dengan menggunakan tangan kanan yang lebih kuat dan sebaliknya lebih sedikit pekerjaan yang diselesaikan dengan menggunakan tangan kiri yang kurang kuat; Dengan menggunakan tatanan mata huruf mesin tulis yang baru ini, kemajuan para sisiwa mencapai dua atau beberapa kali kecepatannya dibandingkan dengan apabila menggunakan tatanan yang lama.

C.     Analisa arsip-arsip dan metode pengarsipan

Menganalisa arsip dan metode-metode pengarsipan dalam kantor merupakan suatu segi yang penting dari usaha-usaha untuk menekan biaya-biaya. Macam-macam keterangan yang diperlukan guna mengadakan analisa yang sistematis terhadap prosedur-prosedur pengarsipan yaitu; Sifat dari bahan-bahan yang diarsipkan/disimpan; Maksud penyimpanan bahan-bahan; Besarnya keuntungan-keuntungan dari berbagai petunjuk yang dapat dilihat atau yang nampak; Metode-metode pemberian petunjuk; Ukuran bahan-bahan; Banyaknya bahan-bahan yang disimpan; Metode pengikatan yang dipergunakan; Jumlah keterangan pada pada tiap bahan; Sifat dari tiap petunjuk, seperti untuk pencatatan, memperoleh keterangan-keterangan; Jangka waktu penggunaan secara aktif bahan-bahan yang bersangkutan; Syarat-syarat untuk penyimpanan bahan-bahan yang tidak aktif; Prosedur pemindahan bahan-bahan yang tidak aktif ke arsip yang tidak aktif lagi dan/atau arsip yang mati; Orang-orang yang diperbolehkan masuk ke tempat arsip; Metode pengeluaran bahan-bahan; Waktu yang diperlukan oleh pegawai untuk memelihara arsip-arsip; Jenis-jenis perlengkapan yang dipergunakan; Penggunaan perlengkapan, pemberian tanda-tanda pada tiap laci, penggunaan petunjuk-petunjuk, keseimbangan pembagian bahan-bahan dan sebagainya.

D.     Analisa alat perlengkapan reproduksi

Penggunaan metode reproduksi yang paling cocok memainkan peranan yang berarti didalam usaha mengembangkan prosedur tata usaha dengan biaya yang rendah dan berhasil. Analisa yang hati-hati dan menyeluruh atas metode yang sedang dipergunakan sering akan mendatangkan keuntunagan yang besar dalam hal penghematan dan perbaikan. Berkut ini merupakan bermacam-macam jenis perlengkapan yaitu: (1) Pensil, dengan berbagai jenis seperti lunak, sedang dan keras; (2) Tinta, dengan berbagai macam mutu; (3) Alat-alat pengecap; (4) Mesin tulis, seperti mesin tulis listrik, mesin tulis tulis otomatis, mesin pengetikan kwitansi, mesin tulis jarak jauh dan mesin tulis “vari-type”; (5) Pita mesin penambah dan penghitung; (6) Mesin-mesin pembukuan termasuk kartu-kartu pons atau kartu-kartu berlobang; (7) Mesin-mesin penulisan alamat; (8) Alat perlengkapan membuat microfilm; (9) Mesin-mesin pencatat dan menuliskan dikte; (10) Percetakan dengan huruf-huruf cetak; (11) Alat pencetak pada batu dan alat pencetak pada bidang datar; (12) Mesin”multigraph”, yaitu jenis mesin cetak yang dapat berputar dipakai untuk memproduksi bahan ketikan; (13) Stensil penggandaan, seperti mesin penggandaan (mimeograph); (14) Mesin-mesin untuk memproses “hectograph”, semacam alat penggandaan dengan menggunakan “galatin” atau lapisan glyserin; (15) Mesin-mesin proyeksi dan kontak foto kopi; (16) Alat perlengkapan membuat salinan yang tepat; (17) Mesin pembuat tanda tangan dari jarak jauh (telautograph)

E.     Prosedur pengawasan perlengkapan

Untuk memperoleh dalam pemilihan, memperoleh, standardisasi, penggunaan dan pemeliharaan alat perlengkapan kantor setepat-tepatnya guna mencapai kemanfaatan yang maksimal bagi organisasi/perusahaan, maka harus disusun suatu prosedur pengawasan perlengkapan.

F.      Sumber-sumber keterangan

Selalu terjadi perkembangan dan penemuan baru di bidang perancangan dan pembuatan mesin-mesin kantor, diantaranya akan melengkapi dasar-dasar bagi penyempurnaan pelayanan kantor dengan biaya-biaya yang lebih rendah. Perusahaan industri perlengkapan kantor baiasanya akan mengirimkan buku-buku petunjuk/bacaan dan penjualan untuk menguraikan hasil-hasil produksi mereka kepada setiap orang yang menaruh perhatian.

G.    Perlengkapan kantor.

Berikut ini merupakan beberapa perlengkapan kantor yang digunakan pada kegiatn kantor yaitu: Meja kerja (tulis), meja biasa dan kursi, Meja kerja atau meja tulis merupakan jenis perlengkapan kantor yang paling umum dipakai. Banyak meja kerja yang telah dirancang secara khusus untuk keperluan-keperluan dan maksud-maksud yang khusus pula sehingga menyempurnakan kegunaannya dan efisiensinya dengan jalan mempertimbangkan secara hati-hati penghematan gerak para pegawai. Penentuan jenis meja kerja/tulis yang paling baik bagi masing-masing perusahaan akan berbeda-beda, tergantung pada sifat perusahaan dan metode-metode kerja yang dipakai. Apabila ruang penyimpanan yang didorong (laci-laci) tidak diperlukan, lebih baik menggunakan meja biasa dan bukan meja tulis/kerja, sebab meja biasa lebih murah daripada meja kerja/tulis, sehingga terpeliharanya kerapian dan efisiensi

Pembuatan kursi tingginya harus cocok dengan macam golongan ukuran para pegawai, seperti kursi putar untuk eksekutif, kursi stenografis, kursi duduk biasa, harus tepat dengan ukuran orangnya dan dapat diduduki dengan nyaman.

H.    Tempat-tempat arsip

Tempat/lemari arsip bagi suatu kantor pada umumnya dibuat dari bahan kayu atau logam (baja). Lemari arsip dari logam lebih baik, lebih bermanfaat dan tidak dapat terbakar. Bagaimanapun juga, karena mutu bahan kayu yang sangat baik, maka sebuah lemari arsip dari bahan kayu dapat pula memberikan perlindungan yang lebih besar terhadap kertas-kertas di dalamnya dari panas api, apabila terjadi kebakaran dimana api tidak sampai menyulur lemari tersebut.

Berbagai macam tempat arsip yang berputar vertical dan horizontal dapat dibuat. Tempat arsip yang demikian itu memiliki kapasitas yang relatif besar, dan dapat menghemat waltu dalam menempatkan dan meletakkan kartu-kartu yang siap untuk pengerjaan/dipergunakan. Tempat arsip yang dibuat berputar secara horizontal ternyata berguna, terutama apabila beberapa orang harus bekerja serempak/berbareng dengan lembaran-lembaran catatan/arsip yang banyak.

I.       Alat perlengkapan pembuatan microfilm

Guna menghemat ruang tempat penyimpanan banyak perusahaan telah menyukai penggunaan microfilm untuk golongan dokumen-dokumen tertentu, dokumen-dokumen mana setelah dibuat microfilmnya kemudian dimusnahkan.

J.      Mesin-mesin tulis

Mesin tulis standar mempunyai bermacam-macam model. Sumber-sumber pokok daripada variasi model-model tersebut ialah ukuran mesin tulisseperti ELITE dan PICA, ukuran panjang dan pendek, pengerjaan dengan tangan dan pengerjaan dengan tenga listrik, tipe silinder dan tipe pipihcylinder ;flatobed type).

Sebuah mesin tulis yang khusus yang sangat sesuai untuk menyiapkan lembaran induk (master copy) guna keperluan pengadaan (reproduksi) dikenal sebagai mesin Vari-Type, yang memiliki tatanan mata huruf standar dan mempunyai dua macam ciri yang sangat berfaedah untuk menyiapkan formulir, buku-buku pedoman, instruksi-instruksi, untuk percetakan klise (offset) dan juga banyak metode-metode penggandaan yang lain. Kedua ciri mesin Vari-Type itu ialah:

a.       Besarnya keanekaan gaya dan ukuran pengetikan yang sangat mudah berganti dalam beberapa detik.

b.      Pengaturan spasi yang luwes yang memungkinkan pembuatan batas tepi pengetikan secara lurus.

Sebuah mesin tulis otomatis (auto type) terdiri dari sebuah mesin tulis standar yang dikendalikan oleh sebuah mekanisme elektris yang digerakkan oleh sebuah gulungan pita yang diperforasi (dilobangi) dan telah disiapkan dengan suatu berita serta surat yang dibuat standar kemudian dapat diketik secara otomatis. Apabila di beberapa bagian dari berita itu harus dirubah, maka mesin dapat dihentikan dan bagian khusus dari berita tersebut diketik dengan tangan, dan sisa dari bagian berita yang dibuat standar tadi diselesaikan secara otomatis.

K.    Mesin-mesin Penghitungan (computing machines)

Mesin penghitungan (computing machines) ini bermacam-macam, mulai dari garis-garis lurus yang turun naik dan table-tabel perhitungan sampai pada mesin-mesin hitung (computer) elektronis yang rumit. Di antara dua jenis computer yang ekstrim ini terdapat mesin-mesin yang menambahkan dan mengurangkan dan juga mesin-mesin penghitung (calculators) yang biasanya memiliki manfaatan yang besar nilainya dalam pekerjaan tata usaha.

L.     Mesin-mesin pendiktean

Mesin pendiktean terbukti sangat efektif dalam meningkatkan hasil kerja juru tik disebabkan karena meningkatnya keluwesan penjadwalannya (scheduling). Beberapa contoh mesinnya yaitu:

a.       Wax atau  composition Cylinder machines (mesin-mesin dengan silinder terbuat dari lilin atau bahan-bahan campuran lainnya)

b.      Plastic and paper disk machines (mesin-mesin dengan piringan-piringan terbuat dari plastic dan kertas)

c.       Wire and tape machines (mesin-mesin dengan menggunakan kabel-kabel dan pita-pita).

M.   Mesin-mesin pembuat kuitansi dan pembukuan

Mesin ini merupakan perpaduan dari berbagai jenis mesin penghitung dan mesin tulis yang disertai dengan tanda berhenti yang telah disesuaikan dengan bentuk-bentuk pembukuan dan kuitansi-kuitansi. Mesin ini landasan ketiknya berupa silinder atau pipih, pada bentuk silinder maka formulir dimasukkan di sekeliling silinder seperti terdapat pada mesin tulis standar; pada bentuk landasan pipih, maka bahan yang akan diketik di tempatkan pada landasan yang pipih di atas mana bagian mesin tulis yang mengetik bergerak.

N.     Alat perlengkapan penyortiran

Banyak alat-alat penyortiran seperti rak-rak berkotak-kotak yang disediakan dari pengusaha alat perlengkapan kantor yang harus dipilih secara hati-hati untuk menjamin terlaksananya prinsip-prinsip penghematan gerak yang diikuti, teristimewayang berkenaan dengan jangkauan kerja normal dan maksimal.

O.    Perlengkapan kartu pons (berlubang)

Keuntungan utama dalam menggunakan kartu pons ini ialah data pada kartu-kartu tersebut dapat diolah secara otomatis dengan bermacam-macam mesin, dapat dianalisa berkali-kali dengan bermacam-macam cara untuk berbagai macam keperluan tanpa mencatat lagi data dan dapat disimpulkan dengan mesin secepat dan sebanyak yang dikehendaki.

Kartu pons ialah kartu yang berisi data yang terdapat pada lubang-lubang tertentu, dalam bahasa asing disebut punched card. Istilah ini digunakan oleh Badan Koordinasi Otomatisasi Administrasi Negara Jakarta.

P.      Alat perlengkapan pencetakan dan penggandaan

Mesin percetakan “letterpress” merupakan mesin percetakan yang mencetak dalam jumlah yang besar yang reproduksi pekerjaannya dengan memindahkan tinta yang melekat pada huruf-huruf ke permukaan kertas yang telah disediakan. Huruf-huruf tersebut merupakan permukaan yang menonjol yang terdiri dari (1) huruf yang terbuat dari metal; (2) hasil-hasil pemotretan di atas kuningan atau tembaga; (3) stereo type (a solid type-metal plate); (4) electrotype (a hard surfaced casting).

Mesin cetak Lithografis atau planografis, metodenya dengan tinta dipindahkan dari permukaan yang menonjol atau ceruk, tapi merupakan permukaan yang rata, yang disebut “planograph”  Secara tradisional pemindahan gambar/lukisan dikerjakan dengan (1) menyurukkan gambar negatifnya dengan sebuah “lithographic crayon” yang bergemuk ke atas permukaan batu kapur yang pipih da berpori-pori,(2) menyiram air semua permukaan kecuali pada bagian yang bergemuk,(3) mengolesi tinta yang berminyak hanya pada bagian gambar yang bergemuk dan (4) menekan selembar kertas atau bahan lain ke atas permukaan batu, sehingga kertas (bahan lain) tersebut memperoleh gambaran yang positif dari bagian yang berminyak.

Percetakan “offset” menggunakan 3 macam silinder yaitu lembar klise (offset) ditempelkan pada plate cylinder yang berputar di bawah sepasang penggilas yang berair dan bertinta. Gambar yang terdapat pada “plate” yang kedap air dan sudah terolesi oleh tinta dipindahkan ke rubber blanket cylinder yang kemudian  pengecapan gambar/lukisan tadi pada selembar kertas yang melewati celah antara blanket cylinder dan impression cylinder.

Q.    Mesin Stensil (stencil process machines)

Bahan ketikan atau tulisan tangan dapat diperbanyak dengan menggunakan mesin stensil, yang dapat digerakkan dengan tangan atau tenaga listrik. Apabila tidak digunakan secara maksimal pada suatu ketika, sheet dapat dibersihkan dan disimpan untuk dipakai pada waktu-waktu yang akan dating.

R.     Mesin-mesin pembuat fotocopy (contact photocopy machines)

Terdapat banyak variasi dalam metode pembuatan cetak biru (blueprint method) untuk reproduksi, dimana suatu gambaran atau lukisan pada lembaran yang transparan dipindahkan ke lembaran yang telah diolesi bahan-bahan kimia foto dan kemudian meletakkan dua lembaran tadi bersama-sama untuk disorot oleh lampu reproduksi. Kemudian lembaran tersebut dibersihkan ssecara proses basah (wet process) dengan mencucinya dalam cairan kimia atau secara proses kering (dry process) dengan menggunakan uap kimia.

Lembaran yang dibuat melalui contact fotocopy ini harus ditulis, dilukis atau diketik agar terdapat warna hitam yang tajam pada lembaran yang transparan.

S.      Mesin penulisan alamat (addressing machines)

Meskipun mesin ini aslinya dirancang untuk menuliskan alamat pada sampul-sampul dan bahan-bahan lain, tetapi mesin-mesin ini telah dirombak dan dilengkapi dengan alat-alat untuk melaksanakan berbagai macam kegiatan penggandaan berupa persiapan order-order pekerjaan, kartu-kartu proses dan sebagainya; mencetak pesa-pesan/berita singkat di atas kartu; menuliskan cek-cek pembayaran; persiapan nota-nota penagihan yang berulang kali sama, seperti misalnya rekening telepon. Terdapat dua jenis perlengkapan ini, ialah: (1) Menggunakan stensil yang disiapkan dengan sebuah mesin tulis dan (2) menggunakan lembaran-lembaran metal yang dipahat menonjol dan diberi pita bertinta.

BAB X

MEMILIH SISTEM-SISTEM DAN PENERAPAN

PROSEDUR-PROSEDUR

Memilih system yang paling baik berarti mengajukan usul-usul kepada pihak lain harus dimulai dari proses pemilihan ini dengan menghadapi berbagai macam kesulitan yang tergantung dari beberapa factor yaitu: (1) baik tidaknya usul tersebut; (2) sempurnanya usul tersebut dianalisa dan disajikan; (3) sempurnanya juru analisa menghadapi orang-orang dan mempengaruhi mereka; (4) bagaimana sifat-sifat pribadi dan kepentingan-kepentingan pribadi daripada orang-orang tersebut.

Adapun tujuh asumsi kesalahan yang dapat dikemukakan yaitu:

a.       Asumsi mengenai perbedaan tingkat-tingkat efesiensi

Apa sebenarnya yang diperlukan dalam hal ini tidak lain ialah suatu perbaikan bidang manajemen bagian guna meningkatkan pelaksanaan kerja pegawai, dan bukanlah suatu pergantian system yang diusulkan oleh seorang insinyur dan diterima oleh perusahaan lima tahun yang lalu.

b.      Kesalahan menghitung bunga rata-rata

Juru analisa system dari perusahaan pembuatan parts dari logam/metal telah menyusun suatu prosedur pencatatan pengawasan bahan-bahan yang menurut pertimbangannya telah disempurnakan. Dengan analisa yang benar ini, maka dapatlah dilaakukan penghematan dalam jumlah yang lumayan.

c.       Kesalahan pada nilai buku

Mandor yang membuat perbandingan biaya tahunan, yang beranggapan pada tiap akhir tahun dari kekuatan mesin-mesin, tiada nilai sama sekali dari bekas-bekas mesin tersebut.

BAB XI

MENULIS LAPORAN MENGENAI SISTEM-SISTEM

DAN PROSEDUR

1.       Unsur-unsur dari laporan sistem-sistem

Beberapa unsur yang diperlukan bagi setiap laporan yaitu; (1) judul, setiap laporan harus mempunyai judul atau kepala pokok persoalan yang mengemukakan suatu gambaran ringkas tentang bahan-bahan yang disajikan; (2) tanda tangan, nama dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab bagi laporan dan penelitian harus nampak pada permulaan atau pada akhir dari laporan; (3) tanggal, setiap laporan secara hati-hati harus diberi tanggal; (4) daftar isi, kebanyakan laporan harus memuat daftar isi atau petunjuk tentang beberapa hal untuk menerangkan para pembacanya mengenai susunan ataupun isi dari laporan; (5)maksud dan bidang lingkup, mencakup pernyataan mengenai maksud dari penelitian dari laporan, termasuk siapa yang meminta dibuatnya laporan/penelitian tersebut dan bidang lingkupnya. Selain itu, dimasukkan juga ucapan terimakasih bagi kerjasama dan bantuan  yang diperoleh fari berbagai macam pegawai; (6)ringkasan, menyajikan uraian singkat tentang hal-hal yang penting yang terdapat dalam bagian analitis dari laporan; (7)batasan-batasan (definisi), dalam laporan perlu dimuat bagian yang memberikan batasan-batasan definisi dari istilah tersebut; (8) bagian analitis, menyajikan fakta-fakta yang diungkapkan oleh penelitian-penelitian; (9) kesimpulan dan rekomendasi, bagian yang memuat kesimpulan dan rekomendasi dai suatu penelitian dapat dibuat terpisah atau disatukan; (10) lampiran, berisi tabulasi statistic, daftar bacaan atau nama-nama orang yang memberikan keterangan dan data.

2.       Unsur-unsur prosedur

Semua prosedur harus berisi keterangan tentang tanggal, judul-judul, nomor-nomor, distribusi, formulir-formulir, prosedur-prosedur yang berhubungan dan sebagainya.

Beberapa unsur yang telah diuraikan dalam pembahasan mengenai laporan sistem-sistem berlaku pula bagi pembahasan prosedur-prosedur. Bahan-bahan procedural mungkin dapat disajikan secara efektif dalam urutan-urutan kronologis. Teknik pembuatan bagan dan tata ruang harus dimasukkan dalam prosedur apabila hal tersebut akan membangtu mempermudah pengertian.

3.       Kejelasan dan keefektifan gaya bahasa

Dengan menyempurnakan kejelasan diartikan sebagai peningkatan keefektifan pemberitaan (komunikasi) yang disajikan dengan rangkaian kata-kata atau kalimat-kalimat yang tertulis. Efesiensi komunikasi dapat diukur dengan jumlah ruang atau waktu yang diperlukan untuk menyampaikan keterangan-keterangan secara lengkap dan juga penyampaian keterangan-keterangan tersebut.

4.       Keringkasan

Keringkasan atau penyingkatan adalah prinsip dasar dari suatu laporan dan tiada seorangpun akan suka membaca lima puluh kata-kata apabila dengan sua dua puluh lima kata-kata saja akan memperoleh arti yang sama.

5.       Penggunaan kalimat aktif

Salah satu alat untuk menyatakan sesuatu tindakan dalam kalimat-kalimat, maka lebih baik dipergunakan kalimat aktif dan bukan kalimat pasif. Kalimat aktif meletakkan tekanan pada pelaksananya sedangkan kalimat pasif meletakkan tekanan pada pihak yang menerima tindakan atau barang yang dikenai tindakan. Kalimat-kalimat deklaratif yang pendek mudah dibaca dan dimengerti. Hal ini lebih digemari daripada kalimat-kalimat yang panjang yang disertai dengan anak kalimat, dan keterangan-ketrangan yang menyebabkan kebingungan dan kekacauan para pembaca.

6.       Penyusunan kalimat-kalimat yang masuk akal

Kejelasan dalam tulisan memerlukan kesesuaian dengan hubungan-hubungan yang masuk akal dalam fakta bahasa. Apabila hubungan-hubungan yang berdasarkan kebiasaan dilanggar, akan timbul gangguan pada pikiran pihak pembaca yang tidak akan membantu bagi tercapainya penyampaian gagasan-gagasan dengan cepat.

BAB XII

MENERAPKAN SISTEM

Sistem yang telah diteliti secara sungguh-sungguh dan sistematis yang kemudian menerapkan atau melaksanakan sistem yang telah disempurnakan. Metode-metode dan kesungguhan menerapkan sistem akan menentukan berhasilnya usaha-usaha perbaikan, teristimewa pada tingkat-tingkat permulaan pengerjaan dengan sistem-sistem yang baru tersebut. Berhubung dengan itu, penerapan tersebut harus didahului dengan rencana yang baik dan masuk akal mengenai penggantian-penggantian.

A.     Metode-metode penerapan

Dalam menerapkan suatu sistem baru yang disempurnakan terdapat empat macam cara pendekatan yang pokok yaitu:

1.       Menerapkan bagian sistem yang bersifat kritis pada suatu percobaan sementara untuk menguji keefektifannya.

2.       Menerapkan sistem secara keseluruhan pada suatu percobaan sementara dan pada waktu yang bersamaan tetap menjalankan sistem yang lama bersama-sama.

3.       menerapkan sistem secara keseluruhan pada satu unit yang kecil dalam perusahaan sebagai suatu proyek percontohan, menggantikan sistem yang lama hanya dalam unit tersebut.

4.       Menerapkan sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan.

Menerapkan sistem yang baru berjalan bersama-sama dengan sistem yang ada merupakan suatu dasar yang baik untuk mengadakan perbandingan sistem-sistem. Penerapann suatu sistem baru secara langsung, dalam banyak hal merupakan prosedur yang paling umum dan paling masuk akal.

BAB XIII

FUNGSI PENGAWASAN SISTEM-SISTEM PENYUSUNAN SUATU BAGIAN SISTEM-SISTEM

Maksud daripada fungsi sistem-sistem ialah menyempurnakan penggunaan sistem-sistem yang terbaik didalam pengerjaan-pengerjaan daripada organisasi yaitu: memungkinkan organisasi mencapai tujuannya dengan daya guna yang setinggi-tingginya, dengan biaya yang serendah dan dalam waktu yang sesingkat mungkin. Guna mencapai tujuan, maka dilaksanakanlah sejumlah kegiatan sistem-sistem yang berhubungan satu dengan yang lain. Kegiatan ini dalam bagian sistem-sistem diarahkan guna memudahkan penelitian sistem-sistem; guna menjadi mekanisme bagi pengontrolan dan pengkoordinasian sistem-sistem dalam perusahaan; dan guna memajukan pelaksanaan yang lebih baik serta penilaian daripada fungsi sistem-sistem.

1.       Letaknya didalam organisasi

Karena fungsi setiap sistem menjadikan wahana bagi pelaksanaan kebijaksanaan manajemen, maka unit tersebut harus diletakkan sedekat mungkin dengan sumber-sumber tiap direktif manajemen, jika unit tersebut diwajibkan menafsirkan tiap direktif secara tepat dan cepat guna menjamin bahwa tiap direktif dan kebijaksanaan manajemen tadi benar-benar dijalankan. Fungsi sistem-sistem memerlukan analisa dan integrasi hubungan-hubungan antara semua bagian-bagian perusahaan. Apabila tiap fungsi ini dilaksanakan pada tingkat organisasi yang terlalu rendah, maka akan terjadi salah satu dari dua keadaan sebagai berikut; (a) Fungsi tiap sistem didesentralisasikan, tiap kelompok hanya memiliki kewenangan mengenai bidang sendiri-sendiri. (b) Fungsi tiap sistem dipusatkan dalam satu bagian yang juga melayani bagian-bagian lain.

2.       Mengawasi fungsi sistem-sistem

Sistem dalam suatu perusahaan menyajikan jaringan bagi rangkaian atau aliran keterangan-keterangan proseduril, formulir-formulir dan sebagainya yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan. Pengawasan formulir yang efektif akan menjadikan rangka dasar penyelesaian hal-hal sebagai berikut; (a) Semua formulir dirancang dengan tepat; (b) Koordinasi antara tiap sistem dan formulir yang digunakan dalam sistem tersebut; (c) Memrmudah pengenalan tiap formulir yang disebut dalam prosedur; (d) Tersedianya formulir jika diperlukan oleh sistem; (e) Suatu upaya untuk melaksanakan dan tindak lanjut pekerjaan sistem-sistem; (f) Menghilangkan formulir yang tidak berguna secara sistematis dan menciptakan formulir baru yang dirancang dengan baik jika diperlukan; (g) Suatu sumber pusat dari keterangan-keterangan tentang sistem yang berrharga disediakan oleh  arsip formulir; (h) Suatu sistem yang efisisensi untuk pemesanan, penyediaan dan pengeluaran jumlah-jumlah yang tepat masing-masing formulir kepada pemakainya yang telah diberi kuasa.

3.       Pengawasan invetaris formulir-formulir

Pengawasan fisik yang disentralisasikan ini akan menyajikan suatu alat untuk membatasi penyediaan formulir pada para pemakainya yang telah disetujui. Pengambilan jumlah formulir untuk digunakan dapat dibatasi sampai pada jumlah yang wajar sesuai dengan syarat-syarat tertentu, hal ini memungkinkan bagian sistem-sistem untuk mencegah penumpukan formulir yang merepotkan perubahan dalam perancangan formulir dan menyebabkan jumlah-jumlah pemakaian yang tak menentu.

4.       Pengawasan tata ruang

Fungsi pengawasan tata ruang kantor dari bagian sistem-sistem menyangkut 3 aspek pokok sebagai berikut: (a) Penyusunan standar bagi tata ruang; (b) Pemeliharaan suatu catatan tata ruang kantor perusahaan yang sesuai dengan keadaan sekarang; (c) Pengawasan atas pengaturan kembali kantor-kantor sedemikian rupa sehingga tiada sesuatupun diadakan tanpa pertimbangan-pertimbangan terlebih dari bagian sistem-sistem.

5.       Pengawasan perlengkapan

Program pengawasan perlengkapan dari bagian sistem-sistem tentu saja, secara erat dihubungkan dengan semua kegiatan yang lain dari bagian tersebut. Fungsi-fungsinya mungkin dapat dibagi menjadi lima fase pokok, yaitu;

a.       Pemeliharaan suatu sumber keterangan yang sekarang ada tentang perlengkapan kantor yang digunakan dalam perusahaan

b.      Dalam hubungan dengan seksi-seksi lain dalam bagian sistem-sistem, menetapkan standar-standar perlengkapan kantor yang dianggap dapat disarankan sesuai dengan pertimbangan-pertimbangan.

c.       Pengawasan pembelian dan pemakaian perlengkapan untuk menjamin bahwa; standar perlengkapan diteliti; prosedur-prosedur standar tidak dilanggar; perlengkapan yang ada tidak dapat melaksanakan  pekerjaan dengan penghematan yang lebih besar.

d.      Pengembangan dan pengadministrasian kebijaksanaan yang sehat mengenai perlengkapan, pemeliharaan dan penggantian.

e.       Bertindak sebagai suatu sumber keterangan teknis ahli tentang kemungkinan pengerjaan dan penerapan berbagai macam jenis perlengkapan yang sekarang digunakan juga perlengkapan-perlengkapan yang baru dikembangakan terus-menerus muncul di pasaran dengan keanekaragaman yang semakin meningkat.