Sistem Analisis Administrasi PART 1

BAB I

PENDAHULUAN

Banyak resiko kegagalan dalam menjalankan perusahaan dan banyak pula kegagalan-kegagalan perusahaan yang diakibatkan oleh pendekatan yang tidak sempurna terhadap resiko-resiko ini. Sebab dari ketidakmampuan perusahaan tersebut yaitu:

1.       Kesalahan, ketidakefisienan atau tidak terkoordinirnya pelaksanaan fungsi-fungsi intern dari perusahaan tersebut.

2.       Kondisi-kondisi di luar perusahaan, seperti misalnya pergolakan-pergolakan ekonomi nasional, peramalan yang tidak tepat atas kondisi-kondisi persaingan dan sebagainya.

Ada 2 macam cara pendekatan terhadap problem peningkatan efisiensi kerja yaitu; (a) Mencoba mendorong para pegawai untuk bekerja lebih giat dan lebih cepat; (b) Menyederhanakan (menyempurnakan) prosedur-prosedur pelaksanakan kerja sedemikian rupa, sehingga dengan usaha/ ikhtisar yang sama, dapat diselesaikan pekerjaan yang lebih banyak. Bidang teknik sistem menitikberatkan pada cara pendekatan yang kedua.

A.     Batasan dan bidang lingkup analisa sistem serta prosedur

Analisa system dan prosedur terdiri dari penelaahan, analisa dan penyempurnaan system-sistem yang melayani, mengendalikan/mengawasi dan mengkoordinir semua pekerjaan dalam perusahaan, yang mempedomani perancangan alat-alat perencanaan guna membimbing kegiatan-kegiatan perushaan penyusunan program-program untuk menentukan apa yang harus tercapai di masa yang akan dating dan perancangan alat-alat kontrol untuk menjamin pelaksanaan rencana-rencana dan penilaian atas hasil-hasilnya.

B.     Sistem dan Prosedur

Sistem didefinisikan sebagai upaya seseorang mengatur para pegawainya bekerja untuk mencapai suatu tujuan perusahaan tersebut dengan menyediakan sarana maupun prasaran untuk mendukung pelaksanaan kebijakan-kebijakan managerial tersebut.

Prosedur merupakan instruksi-instruksi tertulis dan lisan yang memberi sanksi legal pada suatu system yang menentukan dan menggambarkan keseluruhan pengerjaan yang merupakan sebuah system.

C.     Hal yang dicapai dengan teknik sistem

Sistem bermanfaat bagi perusahaan pada waktu sekarang dalam beberapa hal yang mengkoordinasikan semua kegiatan-kegiatan perusahaan dala rangka struktur organisasi perusahaan. Beberapa manfaat dari analisa dan prosedur ini yaitu:

1.       Memperpendek jangka waktu pengerjaan yang dapat mempercepat saat penyerahan

2.       Menekan barang-barang inventaris

3.       Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan  biaya-biaya dan saat-saat penyerahan.

4.       Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu.

5.       Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan modal kerja tersebut.

6.       Memperbesar keluwesan kerja, memperceapt pelaksanaan keputusan-keputusan pucuk pimpinan..

7.       Menghilangkan ketidakcocokan system dan pengerjaan yang bertemu pada maksud-maksud yang bersilang.

8.       Meningkatkan efektifitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk membenarkan kesalahan-kesalahan, menggarap keluhan-keluhan dan mengambil tindakan-tindakan displin.

9.       Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip organisasi yang sehat.

D.     Sistem penting pada waktu sekarang

Perusahaan industri kecil pada abad yang lalu tidak koordinir, dikontro dan dilayani oleh system seperti waktu sekarang, karena semuanya dilakukan oleh seorang atau beberapa orang saja. Pada zaman modern sekarang, semakin besar suatu perusahaan, semakin penting pula peranan fungsi system itu. Pada perusahaan industri modern sekarang, setiap karyawan secara individual tidak melakukan fungsi-fungsi yang poko, tetapi nmasing-masing hanya melakukan sebagian kecil saja dari fungsi-fungsi pokok tersebut.

BAB II

PENELITIAN SISTEM

Macam-macam dan ruang lingkup penelitian pada suatu perusahaan yang sederhana terhadap problem-problem organisasi, operasional dan prosedural yaitu :

1.       Bidang lingkup dan suatu penelitian sistem yang lengkap

a.       Tahap pertama, menganalisa alokasi dan pelimpahan fungsi-fungsi perusahaan kepada bebagai unit organisasi sehingga dapat menjamin pemberian pelayanan secara maximum.

b.      Tahap kedua, menganalisa tata ruang guna memastikan penyusunan fisik dan penempatan unit-unit perusahaan yang sebaik-baiknya.

c.       Mempertimbangkan analisa dan rancangan formulir-formulir tersebut untuk mencegah gerakan-gerakan yang tidak perlu, sehingga menjamin pelaksanaan fungsi-fungsi yang bersangkutan dengan lebih baik.

2.       Penelitian system yang bersifat khusus

Usaha penelitian terhadap system tersebut pada umumnya meliputi hal-hal sebagai berikut:

a.       Memastikan mengapa suatu fungsi tertentu atau sekelompok fungsi-fungsi tidak dapat dilaksanakan secara sempurna dan bagaimana pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dapat diperbaiki.

b.      Memastikan mengapa pekerjaan seseorang atau beberapa orang tidak sesuai dengan harapan-harapan dan langkah-langkah apa yang harus diambil untuk memperbaiki keadaan.

c.       Memastikan bagaimana pekerjaan suatu dan beberapa bagian dari perusahaan dapat diperbaiki.

Bidang lingkup penelitian system harus selalu dibatasi meskipun penelitian system yang lengkap biasanya meliputi aspek-aspek organisasi dan tata ruang, namun mungkin juga untuk merakit suatu system dalam rangka struktur organisasi dan tata ruang yang telah ada. Dengan demikian tujuan dari penelitian bidang lingkup tersebut dapat lebih baik dan efektif dalam hubungannya dengan organisasi dan tata ruang yang telah ada.

3.       Langkah-langkah dalam penelitian sistem

Langkah dasar dalam penelitian tersebut dapat diperinci dalam beberapa hal yaitu:

a.       Merencana dan menjadwal penelitian

b.      Memperoleh keterangan mengenai sistem, diperbaiki dengan baik guna menjamin ketepatannya.

c.       Melakukan satu atau beberapa macam analisa yang diperlukan seperti (1) tugas fungsional; (2) rangkaian sistem; (3) tata ruang; (4) penghematan gerak; (5) rancangan-rancangan formulir; (6) penelaahan mesin-mesin

4.       Menentukan pemecahan yang terbaik bagi problem-problem dalam sistem

5.       Menyiapkan laporan tertulis mengenai sistem

6.       Mengajukan usul dan saran kepada pimpinan dan pengawas

7.       Menyiapkan prosedur-prosedur tertulis

8.       Menerapkan sistem dengan memberikan latihan-latihan kepada para karyawan/pegawai

9.       Meneliti kembali guna memperoleh kepastian bahwa sistem yang baru dapat berjalan dengan memuaskan.

BAB III

PRINSIP-PRINSIP SISTEM YANG BAIK

Suatu struktur organisasi yang baik tidak dapat menjamin adanya system yang baik, namun yang pasti bahwa suatu struktur organisasi yang jelek tidak mungkin menyajikan system yang baik. Untuk pencapaian tujuan-tujuan perusahaan, ada beberapa perancangan prinsip system yang harus diterapkan oleh perusahaan tersebut yaitu:

a.       Komponen Sistem (Component)

Suatu  sistem terdiri dari sejumah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kasatuan yang utuh.

b.      Batas sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem, maka sistem dapat membentuk satu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas sub batas sistem yang satu dengan yang lainnya berbeda tatapi saling berinteraksi. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem/sub sistem itu sendiri.

c.       Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan sistem tersebut.

d.      Penghubung (Interface)

Penghubung sistem merupakan suatu media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya untuk membentuk suatu kesatuan, sehingga sumber-sumber data mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem lainnya.

Dengan kata lain melalui penghubung ini output dari suatu subsistem akan menjadi input dari susbsistem lainnya.

e.       Masukan (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam suatu sistem disebut input, masukan ini dapat berupa masukan perawatan dan masukan signal

f.       Keluaran (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g.       Pengolah (Process)

Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input menjadi output.

h.      Sasaran (Objective)

Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan output yang akan dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasiannya sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.

Menurut Jogiyanto Hartono (Analisis dan Disain, penerbit ANDI Yokyakarta, 1999, hal 1). “Sistem adalah suatu jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu sasaran tertntu”.

Dalam suatu perusahasan ataupun organisasi harus memiliki beberapa prinsip-prinsip yang harus dipedomani diantaranya:

a.       Suatu sistem harus menyajikan jasa yang diperlukan tepat pada waktunya dengan biaya yang serendah mungkin.

b.      Bila lain-lain hal tetap, maka fungsi-fungsi harus dibagi-bagikan diantara berbagai macam unit organisasi sedemikian rupa sehingga dapat mengurangi koordinasi yang diperlukan komunikasi dan pekerjaan tulis-menulis.

c.       Guna memajukan sistem yang efisien, maka pertanggungjawab masing-masing unit organisasi harus dikelompokkan secara logis dan harmonis untuk memenuhi tujuan-tujuan perusahaan.

d.      Fungsi-fungsi dan kegiatan-kegiatan yang sejenis harus duhimpun menjadi satu manakala pertimbangan-pertimbangan lain memungkinkan.

e.       Dalam keadaan yang istimewa dimana unsur waktu penting, maka kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan secara berurut-urutan wajib diletakkan sedekat mungkin, baik secara fisik maupun organisatoris.

f.       Semua fungsi-fungsi yang diperlukan untuk memenuhi tujuan-tujuan perusahaan harus dilimpahkan kepada beberapa kelompok organisasi

g.       Fungsi-fungsi yang tidak perlu harus disingkirkan, alat-alat yang tidak perlu jangan dipakai; gerakan-gerakan kerja tidak perlu harus dihindarkan dan formulir-formulir yang tidak perlu dibinasakan.

h.      Fungsi kontrol harus dapat mencegah pemborosan-pemborosan yang jumlahnya paling tidak sama dengan uang yang dikeluarkan untu membiayai fungsi tersebut.

i.        Fungsi-fungsi tersebut organisatoris harus sedekat mungkin satu sama lain.

j.        Masing-masing unit organisasi harus memiliki semua kewenangan yang diperlukan guna melaksanskan pertanggung jawab dan kewenangan ini harus diletakkan sedekat mungkin dengan pusat gerakan-gerakan.

k.      Kewenangan tidak seharusnya deberikan manakala tidak benar-benar diperlukan bagi penuaian tanggung jawab.

l.        Pembagian tanggung jawab antara unit-unit organisasi harus tdak tumpang siuh (overlap).

m.    Fungsi kontrol harus dibebeankan kepada unit-unit organisasi yang terlepas dari fungsi-fungsi yang harus diawasi.

n.      Tiap kelompok organisasi harus bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan masing-masing kepada hanya satu unit atasan.

o.      Kehematan dari pekerjaan massal yang dispesialisasikan dan menghilangkan kekembaran fungsi-fungsi.

p.      Pertimbangan harus diberikan pada kebaikan dan kekurangan dari tiga tipe pokok strutur organisasi lini, staff dan komite.

q.      Suatu sistem harus seluwes mungkin

r.        Pelimpahan tanggung jawab dan penyusunan prosedur harus tdak terpengaruh oleh kemampuan, kepribadian atau keistimewaan khusus dari anggota-anggota organisasi.

s.       Panjang dan lebar struktur organisasi harus dibuat minimum.

t.        Suatu sistem harus dibuat seotomatis mungkin.

u.      Pelimpahan fungsi-fungsi dan pertanggung jawab kepada berbagai macam unit organisasi dan spesiafikasi metode-metode proseduril.

v.      Suatu sistem yang baik akan mempunyai kesatuan maksud yang akan dapat dicapai dengan cara-cara yang jelas, mudah dimengerti dan sesederhana mungkin.

BAB VI

PERENCANAAN DAN PENGUMPULAN FAKTA

Langkah utama dati penelitian system ialah mendapatkan fakta, diperlukan ketelitian dan kecermatan untuk menghindarkan kesalahan-kesalahan yang besar yang biasanya dengan mudah terjadi pada langkah pertama ini dan yang akan menyebabkan analisa dan kesimpulan-kesimpulan menjadi tidak berlaku. Data yang berhubngan dengan system tersebut harus: (1) lengkap (complete), tiada hal-hal penting yang terlewat; (2) benar (correct), harus sesuai dengan kenyataan; (3) berlaku (valid), dapat diterapkan pada keadaan pada keadaan yang sedang ditelaah.

A.     Bidang Lingkup Proyek

Sebelum memulai suatu proyek, juru analisa system harus membatasi bidang lingkup penelitian sejelas-jelasnya, agar mencegah meluasnya bidang lingkup penelitian yang melampaui bidang tugas yang telah diterapkan

Suatu gambaran yang jelas dan pasti tentang tugas-tugasnya, akan memungkinkan juru analisa mengadakan pendekatan terhadap masalah secara logis. Kemudian ia dapat mengorganisassikan secara tepat usaha-usahanya untuk mengatasi masalah dan selanjutnya mensistematisir metode-metode yang digunakan untuk memperoleh keterangan  yang diperlukan. Ada beberapa perencanaan mengenai usaha-usaha dalam memulai suatu proyek yaitu:

1.         Penjadwalan Kegiatan-kegiatan

Cara yang paling baik untuk mengkoordinir kegiatan-kegiatan dan menghilangkan unsur-unsur yang tidak logis ialah dengan membuat rencana secara tertulis dan kemudian merombaknya secara periodik apabila diperlukan sesuai dengan penemuan-penemuan baru, yang harus memuat (a) daftar keterangan yang diperlukan; (b) sumber keterangan tersebut; (c) sarat-sarat anggota staff yang menggarap sistem; (d) jadwal waktu tentang berbagai tahap penelitian.

2.         Cara pendekatan yang kritis

Juru analisa system diam-diam harus selalu bersikap kritis dan skeptis terhadap semua fakta. Suatu fakta harus selalu diragukan sampai terbukti bahwa fakta itu benar. Hal ini penting, karena suatu system yang direncanakan dengan baik tidak akan bernilai apabila system tersebut didasarkan pada fakta yang tidak benar dan tidak lengkap. Cara yang paling baik untuk menjamin ketepatan masalah ialah dengan penelitian rangkap disertai dengan observasi langsung bilamana mungkin.

3.         Pencatatan Data

Apabila menghimpun keterangan-keterangan tentang bermacam-macam aspek dari setiap masalah yang menyangkut system, maka berbagai macam sarana untuk mengorganisir dan mencatat data-data ini dapat digunakan. Dalam banyak hal, formulir-formulir digunakan untuk mensistematiskan cara pendekatan dan menjamin lengkapnya data.

4.         Sumber-sumber Data tentang Sistem

Sumber-sumber dari data tentang system bermacam-macam, tergantung pada jenis penelitian dan praktek-praktek masa lampau dan sekarang. Bagan-bagan dan pedoman-pedoman organisasi tidak dapat menunjukkan lebih banyak daripada hanya struktur organisasi, dan tidak memberikan perincian tentang pertanggung jawab dan fungsi-fungsi dari bagian-bagian serta para pengawas mereka. Terdapat beberapa alas an yang baik untuk menyelidiki lebih  dulu semua tempat yang lain:

a.       Juru analisa lebih pasti optimis tentang keterangan-keterangan yang diperlukannya dan orang-orang yang dapat menyajikan keterangan-keterangan.

b.      Juru analisa harus memperoleh keterangan yang selengkap mungkin tentang masalahnya sebelum berbicara kepada orang-orang yang mungkin tidak setuju terhadap usahanya.

c.       Waktu dan orang-orang yang diwawancara sangat berharga dan oleh karenanya harus tidak diboroskan dalam pendidikan juru analisa system lebih daripada yang sebenarnya diperlukan.

5.         Daftar Pertanyaan Tertulis

Metode daftar pertanyaan (questionnaire) berguna mendapatkan keterangan yang mungkin sangat berharga apabila diadakan penelaahan yang sistematis terhadap semua kegiatan-kegiatan dari sebuah unit organisasi untuk peneletian system tertentu yang khusus. Daftar pertanyaan tertulis ini merupakan suatu yang bersifat sementara. Beberapa yang harus diperhatikan dalam pembuatan daftar pertanyaan tertulis yaitu :

a.       Perancangannya perlu hati-hati agar sesuai dengan prinsip-prinsip bagi perancangan formulir yang baik.

b.      Pertanyaan-pertanyaan harus dirumuskan sedemikian rupa sehingga tidak menimbulkan kemungkinan salah penafsiran dan menghasilkan jawaban-jawaban yang meragukan.

c.       Pada kata perkenalan dalam surat pengantar harus diberi penjelasan secukupnya mengenai maksud-maksud dari daftar pertanyaan guna menghindarkan terjadinya salah pengertian dan membantu membina kerja sama.

d.      Menetapkan tanggal saat mana dikehendaki pengiriman kembali daftar pertnyaan tersebut.

Daftar pertnyaan tidak disarankan untuk dipergunakan dalam survey, sebab :

1. Pegawai keberatan untuk menjawab macam-macam daftar pertnyaan yang banyak memakan waktu dan menjemukan.
2. Sulit untuk merancang daftar pertnyaan yang akan menjamin diperolehnya keterangan-keterangan yang benar-benar diperlukan.
3. Pengeluaran untuk pekerjaan tatausaha guna menyusun daftar pertnyaan yang panjang dan terus menerus cukup besar.
4. Metode daftar pertnayaan relative lambat, karena banyak orang menunda-nunda menjawab daftar pertnyaan untuk sementara waktu dan memerlukan pengiriman kembali jawaban-jawaban tersebut secara pribadi.

6.       Daftar Pertanyaan Laporan

Sebelum memulai penganalisaan laporan, perlu mengundang pejabat-pejabat pimpinan bagian-bagian yang bersangkutan pada suatu pertemuan untuk menjelaskan maksud-maksud dan bidang lingkup peneletian dan mengharapkan saran-saran dan kerjasama mereka. Suatu penelitian tentang pembagian dan penggunaan laporan-laporan tertentu yang dibagi-bagikan secara meluas diperlukan, agar:

1. Menjamin termuatnya keterangan-keterangan yang berguna saja dalam laporan.
2. Menghindari diterimanya laporan tersebut oleh orang-orang yang tidak berkepentingan.
3. Mengurangi biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menyioapkan dan membagi-bagikan laporan-laporan tersebut.

7.       Daftar Pertanyaan Tugas-tugas

Untuk memperoleh secara terperinci tentang kegiatan-kegiatan semua pegawai seksi secara individual merupakan fungsi dari daftar pertnyaan tugas-tugas. Daftar pertanyaan tugas-tugas yang sederhana menyajikan dasar bagi analisa yang berharga atas kegiatan-kegiatan suatu bagian. Dalam daftar pertnyaan tersebut semua pegawai diminta menuliskan semua tugas-tugasnya dan perkiraan lamanya waktu diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas masing-masing tersebut.

Apabila diperlukan keterangaan yang lebih pasti dan terperinci mengenai pekerjaan dan kegiatan-kegiatan dari masing-masing individu, maka cara pendekatan dengan daftar pertanyaan tidak dapat dipakai, namun diadakan pengamatan langsung dan penetuan waktu yang tersendiri bagi macam-macam kegiatan yang dilaksanakan.

BAB V

PENGANALISAAN PEMBAGIAN FUNGSI-FUNGSI DAN RANGKAIAN SISTEM

Jika suatu analisa diadakan dengan maksud hanya untuk mengamati bagaimana sesuatu dikerjakan. Beberapa perbaikan mungkin dapat diadakan oleh seorang pengawas dan oleh  seorang juru analisa system yang terlatih baik. Juru analisa akan menanti datangnya gagasan padanya sementara ia mengadakan pengamatan. Ia akan memahami benar tentang keadaan system ditambah dengan suatu ingatan yang baik, pandangan yang tajam, pikiran yang cerdas, sejumlah perbaikan-perbaikan dapat diadakan olehnya. Juru analisa juga dapat menilai dengan lebih baik mutu dari gagasan-gagasannya bagi kepentingannya sendiri, juru analisa akan menyiapkan alas an-alasan yang diperlukan kemudian guna menyajikan gagasan-gagasanya tersebut kepada pimpinan dan pegawai-pegawai perusahaan.

Dalam hal ini juga dapat disajikan suatu cara pendekatan yang sistematis guna membantu mengadakan perbaikan-perbaikan semaksimal mungkin yaitu: (a) Menyusun keterangan-keterangan menurut skema-skema grafis atau table; (b) Menganalisa secara kritis terhadap system tadi yang akan memberikan gambaran tentang prinsip-prinsip umum; (c) Bagankan usul-usul baru yang diajukan dengan menganalisanya dengan baik.

1.         Bagan Pembagian fungsi-fungsi

Suatu alat yang sederhana untuk menggambarkan secara grafis dan menganalisa penyaluran/pembagian fungsi-fungsi kepada berbagai unit organisasi merupakan pengertian Bagan Pembagian fungsi-fungsi.

Pada pokoknya terdiri dari bagan kotak organisasi yang mencantumkan fungsi-fungsi dan kegiatan-kegiatan dari tiap unit di bawah setiap kotak. Jumlah perincian yang dimasukkan dalam tiap-tiap daftar tergantung pada maksud penelitian dan perincian fungsi-fungsi dalam organisasi.

2.         Pertanyaan-pertanyaan Kunci

Juru analisa menganalisa tiap-tiap kegiatan dan kelompok kegiatan-kegiatan secara terpisah dan juga secara kelompok, serta mengajukan pertanyaan-pertanyaan pada diri sendiri yang telah dikonsep sedemikian rupa.

3.         Analisa Bagan Pembagian Fungsi-fungsi

Dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan dari juru analisa harus menggunakan pengetahuannya tentang berbagai segi pekerjaan perusahaan yang tidak diasajikan, perlu menggunakan himpunan pengetahuan dan pengalamannya bertahun-tahun yang diperolehnya dari bidang pekerjaan perusahaan-perusahaan yang lain. Ia harus membicarakan pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan petugas-petugas pelaksana guna mendapatkan cara-cara penerapan prinsip-prinsip sistem yang telah dikemukakan secara benar dan cepat. Apa yang penting  bagi perusahaan mungkin tidak begitu penting bagi perushaan yang lain.

4.         Bagan Rangkaian Organisasi

Suatu cara yang efektif guna menyajikan data untuk keperluan analisa dan untuk memahami dengan cepat gambaran yang menyeluruh merupakan bagan rangkaian organsasi. Bagan rangkaian organisasi pada pokoknya terdiri dari sebuah bagan yang dibagi-bagikan dalam lajur (kolom) vertikalatau kotak-kotak yang berjajar secara horizontal yang ditandai untuk masing-masing unit organisasi di dalam prosedur

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh tiap-tiap unit ditunjukkan dalam masing-masing lajur atau kotak dengan lingkaran, segi empat, lingkaran memanjang atau bujur sangkar, kemudian dihubungkan secara berurutan dengan garis-garis petunjuk untuk menunjukkan rangkaian keterangan. Dalam pembaganan prosedur yang luas tidak diadakan perincian terhadap semua hal dan terhadap pekerjaan tulis-menulis atau terhadap  penyebaran semua copy pekerjaan tulis-menulis. Hanya kegiatan-kegiatan pokok yang ditunjukkan.

5.         Bagan Proses

Suatu upaya yang sangat cocok dan sangat berguna merupakan Bagan Proses. Bagan ini mencatat data mengenai system secara terperinci dalam keadaan yang dapat dimengerti sedemikian rupa sehingga data tersebut mungkin dapat dianalisa guna menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu. Dalam bentuknya yang paling sederhana Bagan Proses terdiri dari sebuah bagan kolom kembar, satu kolom berisi deskripsi dan kolom yang kedua sebelah kiri dari yang pertama, memuat symbol-simbol dari langkah-langkah yang telah diuraikan guna mempermudah pengertian urutan langkah-langkah tersebut. Suatu tindakan tidak dapat digolongkan sebagai suatu pengerjaan jika hanya meliputi gerakan suatu objek dari satu ke lain tempat atau jika hanya suatu pemeriksaan atau penelitian tetapi tidak ada perubahan dalam catatan atau objek atau keadaan.

6.         Penyusunan Bagan Proses

Langkah pertama dalam penyusunan suatu bagan proses ialah merumuskan secara hati-hati kegiatan yang akan dibagankan. Kemudian menentukan masing-masing langkah kegiatan secara berurutan, uraikan tiap langkah sedemikian rupa sehingga dapat ditandai dengan jelas. Untuk langkah-langkah pemindahan/pengangkutan tentukanlah jaraknya dalam kaki/meter dan tentukan juga lamanya dalam menit, untuk menentukan langkah-langkah penyimpanan.