Ilmu Sosial/ Ilmu Perpustakaan/ IV ”KOLEKSI RUJUKAN UMUM DALAM MEDIA ELEKTRONIK”

”KOLEKSI RUJUKAN UMUM DALAM MEDIA ELEKTRONIK”

Bahan rujukan umum adalah sebuah koleksi referensi yang diterbitkan untuk melengkapi kebutuhan sumber referensi bagi pengguna. Koleksi yang termasuk kedalam bahan rujukan ini berupa koleksi yang sebagian besar tidak terdapat dikoleksi umum lainnya seperti koleksi yang memuat informasi mengenai kata atau istilah, buku sumber kepustakaan, serta buku yang memuat tentang kehidupan seorang tokoh, dan lain-lain . Dalam menggunakan koleksi rujukan ini pengguna hanya langsung mencari informasi yang dibutuhkan tanpa harus membaca keseluruhan isi bahan bacaan tersebut. Begitu juga hal nya dengan system peminjaman yang telah ditetapkan oleh setiap perpustakaan bahwa koleksi bahan rujukan ini hanya bisa digunakan ditempat dan tidak boleh dipinjam oleh pengguna perpustakaan.

Jenis-jenis  bahan  rujukan  umum  :

a)      Kamus

            Kamus  berisi  daftar  kata  dasar  dari  suatu  bahasa  yang  disusun  menurut  abjad  disertai  dengan  keterangan  mengenai  bentuk,  dan  tanda  lafal. Cakupan  dan  sasaran  pembaca  yang  sesuai  bisa  pula  mempengaruhi  pilihan  kamus  yang  kita  gunakan .  cara  mencari  informasi  dalam  bahan  pustaka  pada  umumnya  selalu  ada  susunan  berabjad  sebagai  kunci  penelusuran  informasi. Kamus  selain  disajikan  dalam  bentuk  tercetak,  saat  ini  disajikan  pula  dalam  bentuk  fomat  digital.  Kamus  digital  dapat  digunakan  melalui  jaringan  internet  ataupun  melalui  CD-ROM  dan  mesin  kamus. 

b)      Ensiklopedi

            Adalah  bahan  rujukan  yang  menyajikan  informasi  secara  mendasar  namun  lengkap  mengenai  berbagai  masalah  dalam  berbagai  bidang  atau  cabang  ilmu  pengetahuan.  Kini  ensiklopedi  disajikan  pula  dalam   bentuk  lain  yaitu  bentuk  digita, informasi  ensiklopedi  digital  tersebut  dapat  diperoleh  melalui  CD / DVD  dan internet.  Sebagian  ensiklopedi  baik  bentuk  CD / DVD maupun  yang  disediakan  diinternet  dapat  diperoleh  secara  gratis ,  sebagian  lagi harus  melalui  langganan.

c)      Katalog

            Adalah  daftar  yang  berisi  informasi  tentang  bahan  pustaka  atau  dokumen  yang  terdapat  pada  perpustakaan,  toko  buku  maupun  penerbit  tertentu.  Katalog  mempunyai  bermacam-macam  bentuk,  ada  yang  berbentuk  kartu,  lembaran  kertas,  berbentuk  buku,  mikrofis  dan  sekarang  ini  sudah  ada  yang  berbentuk  basis  data  di  computer  yang  dikenal  dengan  nama  (Online Public Access Catalogue) OPAC.  Bahkan  pada  perkembangan  terakhir  catalog  perpustakaan  sudah  bisa  dicari  melalui  jaringan  internet  atau  catalog  berbasis  web.

d)      Bibliografi

            Adalah  buku  yang  memuat  tentang  daftar  terbitan  baik  dalam  bentuk  buku  atau  artikel  majalah  atau  keperpustakaan  lain  yang  berhubungan  dengan  suatu  subjek  atau  hasil  karya  seseorang.

e)      Indeks

            Memberikan  informasi  lebih  mutakhir  dan  mencerminkan  pendapat  sementara  mengenai  topik-topik  yang  dibahas  atau  dalam  kurun  waktu  tertentu

f)        Abstrak

            Bentuk  bahan  lain  yang  digunakan  untuk  menelusuri  informasi  mengenai  bidang  tertentu.Abstrak sama dengan indeks, yang membedakan adalah abstrak dilengkapi dengan catatan ringkasan atau intisari (kira-kira 150-200 kata) informasi yang diuraikan dalam publikasi yang didaftar. Ringkasan bisa dibuat sendiri oleh penulisnya (pembuat artikel) atau orang lain.

Tujuan abstrak,menghemat waktu pemakai ,membantu melakukan penelusuran retrospektif tanpa melihat artikel sesungguhnya.dalam hal ini dapat di katakan 48% peneliti menggunakan abstrak sebagai pengingat artikel sebenarnya.

g)      Sumber  biografi  dan  sumber  geografi

            Biografi  adalah  penulisan  tentang  kehidupan  seseorang.  Informasi yang diberikan di dalam suatu biografi, antara lain nama kebangsaan, tempat dan tanggal lahir, alamat,  keadaan  keluarga, pendidikan, riwayat pekerjaan (bagian ini biasanya disusun kronologis),keikutsertaannya dalam organisasi sosial / masyarakat atau profesi, penghargaan-penghargaan yang diperolehnya, karya tulis atau publikasinya, foto, tempat dan tanggal meninggal (kalau sudah meninggal), serta informasi lain yang kiranya diperlukan. Ditinjau dari cakupan isinya, maka sumber biografi bisa dibagi menjadi sumber biografi umum universal, sumber biografi umum nasional, dan sumber biografi khusus.

            Sumber  geografi  adalah  bahan pustaka yang memuat informasi mengenai tempat, gunung, sungai, batas negara, batas wilayah, yang berkaitan lokasi.

h)      Direktori

            Adalah  suatu bahan pustaka rujukan yang memuat daftar organisasi atau perorangan, disusun secara sistematis, atau menurut abjad. Ada dua macam direktori. Direktori untuk organisasi atau lembaga dan direktori perorangan. Direktori perseorangan memuat alamat, profesi, kantor atau informasi penting menyangkut orang tersebut. Direktori lembaga biasanya memuat informasi, seperti alamat, pejabat-pejabatnya, fungsi dan keterangan lain menyangkut organisasi itu.

Ada pun beberapa kelebihan dari adanya layanan referensi online :

1        Mempermudah dan mempercepat temu kembali.

2        Mempercepat komunikasi dan menghemat waktu.

3        Mengurangi kesenjangan antara (kita) sesama pustakawan, sehingga kesatuan akan tetap terjaga, rasa kebersamaan dan persahabatanpun akan semakin erat.

4        Kapanpun dan dimanapun pengaksesanya tidak dibatasi oleh ruang dan tempat.

5        Meningkatkan evektivitas

6        Pustakawan atau pengakses bisa mengajukan pertanyaan atau tanya jawab dan adanya layanan obrolan.

7        Selalu update, Memperpendek jarak akses

Dan ada pula kekurangan dari layanan referensi yang berbasis online :

1.      Biaya atau dana untuk awal dan pengembanganya mahal.

2.      Gangguan alam, misalnya listrik mati atau terjadi bencana sehingga kita sebagai pemustaka tidak dapat mengaksesnya.

3.      Overload (melebihi muatan)  bila diakses banyak orang dan secara bersamaan.

4.      Sumber daya manusia, untuk yang belum paham dalam pengunaan atau penulusurannya akan kesulitan.

5.      Ketergantungan dari para pemustaka (kita)  terhadap teknologi, sehingga kita hanya tahu informasi yang ada pada sumber rujukan yang digitalisasi, tidak mengetahui secara sebenarnya apa yang ada disumber  asli.

6.      Kurang valid dijadikan rujukan pada penyusunan karya ilmiah, tugas akhir dan skripsi.

Sumber Rujukan Umum Dalam Media Elektronik

Ditengah perkembangan teknologi yang semakin pesat, perpustakaan mulai berinovasi untuk menyesuaikan dirinya dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih ini yaitu dengan menciptakan perpustakaan berbassis digital atau elektronik. Dengan inovasi kearah digital tersebut maka berbagai koleksi yang terdapat diperpustakaan juga harus di digitalkan pula dengan menggunakan system berbasis elektronik. Contohnya saja perpustakaan harus memiliki media elektronik seperti OPAC (Online Public Access CatalogingI) yang memuat catalog secara online, E-Journal, E-Book, E-Repository dan lain-lain. Hal ini dapat memudahkan para pengguna perpustakaan untuk mengakses informasi sesuai kebutuhannya tanpa harus mencari dan datang ke perpustakaan.

Dengan berbagai contoh media elektronik di perpustakaan, disini saya mengambil contoh bahan rujukan elektronik berbentuk OPAC (Online Public Access Cataloging).

A.                Pengertian OPAC

·                     Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) menjelaskan bahwa “OPAC (Online Public Acces Catalog) adalah sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari katalog koleksi perpustakaan yang dapat diakses oleh umum”.

·                     Menurut Corbin (1985,255) mengatakan “online public catalog merupakan katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat secara online kepada pengguna”.

·                     Menurut Horgan (1994,1) menyatakan “OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file yang tercantum dan indeks”.

·                     Menurut Feather (1997,330) menyatakan bahwa “OPAC adalah suatu pangkatan data dengan cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu”.

Berdasarkan uraian dari pengertian OPAC di atas dapat diambil kesimpulan bahwa OPAC merupakan suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang dapat digunakan oleh pengguna maupun petugas perpustakaan untuk menelusur koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya yang dapat diakses secara online.

B.                 Fitur

Fasilitas ini dapat digunakan pengunjung perpustakaan untuk melakukan pencarian katalog, baik katalog buku, majalah, dan laporan penelitian. Menurut Wahyu Supriyanto (2008:134) dalam layanan OPAC harus memiliki fitur yang bersifat mudah, fleksibel dan akurat. Adapun fitur tersebut meliputi :

• Home page OPAC (Online Public Acces Catalog)

–          Pencarian simple search

–          Pencarian advance search

–          Menampilkan detail katalog

–          Menampilkan status ketersediaan buku.

• Pencarian buku baru

–          Pemesanan/usulan buku

–          Download data digital (abstraksi/full–teks)

C.                Fungsi OPAC

Fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka serta fitur lain di dalam OPAC seperti menu untuk kritik dan saran, menu absensi pengunjung untuk statistik pengunjung, menu tanya jawab (user interface), menu pengumuman, dan juga menu untuk menampilkan koleksi bahan pustaka terbaru. Melalui OPAC, pengguna dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanan bahan pustaka/koleksi tersebut berada. Oleh karena itu, OPAC merupakan sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem automasi perpustakaan.

D.                Keuntungan OPAC

Menurut Hermanto (2007 : 1) OPAC memiliki keuntungan, yaitu :

1. Penelusuran informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
2. Penelusuran dapat dilakukan di mana saja tidak harus datang ke perpustakaan dengan catatan sudah online ke internet.
3. Menghemat waktu dan tenaga.
4. Pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak.
5. Pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalma menelusuri bahan pustaka.

            Sedangkan menurut Fatahi dalam Hasugian (2004 : 9) menyatakan bahwa OPAC memiliki beberapa kelebihan dari katalog kartu yaitu sisi penelusuran mencakup interaksi (interaction), bantuan pengguna (user assistance), kepuasan pengguna (user satisfaction), kemampuan penelusuran (searching capabilities), keluaran dan tampilan (out and display), ketersediaan dan akses (availabilitu and access).

E.                 Kekurangan OPAC

Dari berbagai keuntungan, OPAC juga memiliki peluang kekurangan. Menurut Hermanto (2007 : 1) adalah :

1. Belum semua bahan pustaka masuk ke data komputer sehingga pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran.
2. Tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiaan penelusuran bahan pustaka akan terganggu.
3. Kurangnya ketersediaan komputer terminal OPAC untuk menelusuri informasi yang dimiliki perpustakaan.

KESIMPULAN

Koleksi rujukan yang dimiliki oleh perpustakaan sekolah sangatlah penting dan sangat bermanfaat bagi siswa dalam mengembangkan keilmuannya secara mandiri. Ada beberapa jenis koleksi rujukan diantaranya: kamus, ensiklopedi, sumber-sumber geografi, sumber-sumber biografi, buku tahunan, statistik dan sebagainya. Dari berbagai jenis koleksi rujukan ini siswa dapat mengklasifikasikan kebutuhan informasinya secara tepat, sehingga mereka mengetahui dalam jenis koleksi apa informasi tersebut bisa dengan cepat didapat. Suatu misal bagi siswa yang membutuhkan informasi tentang asal kata, arti kata dan sinonimnya mereka pasti bisa menemukannya di dalam kamus. Sedangkan yang membutuhkan informasi tentang nama-nama pulau, sungai, gunung dan sebagainya mereka bisa mencarinya di dalam jenis koleksi sumber-sumber geografi atau di jenis koleksi ensiklopedi.

Perpustakaan merupakan sistem informasi yang didalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi, perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya. (Lasa HS : 1998)

Layanan jasa lainnya salah satunya adalah OPAC. OPAC merupakan suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang dapat digunakan oleh pengguna maupun petugas perpustakaan untuk menelusur koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya yang dapat diakses secara online.

Penerapan OPAC pada perpustakaan sangat membantu kinerja pustakawan, begitu juga mahasiswa atau pengunjung ketika mengunjungi perpustakaan yang sudah ada OPAC nya. Hal tersebut sangat efisien dan menghemat waktu.